Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

COCENTER GmbH
Koppoldstr. 1
86551 Aichach
Deutschland

Registergericht: Amtsgericht Augsburg
HRB 37164

vertreten durch den Geschäftsführer Daniel Block

E-Mail für Datenschutzanfragen: datenschutz@anschrift.net

1. Übersicht und Umfang der Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz deiner personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) sowie des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte du hast.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten: insbesondere Name, Anschrift, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer sowie Angaben zu Organisationen, Firmen oder Vereinen
• Kundenkonto-, Vertrags- und Abonnementdaten: insbesondere Benutzer- und Zugangsdaten, Bestellinformationen, Vertragsdetails und Abonnementstatus
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: insbesondere Rechnungsadressen, Zahlungsinformationen, Zahlungsreferenzen und Zahlungsstatus
• Legitimations- und Organisationsdaten: insbesondere Ausweisdokumente, Reisepässe, ggf. Aufenthaltstitel sowie Register-, Gewerbe- oder sonstige Organisationsnachweise
• Angaben zur Nutzung der Anschrift und Postzuordnung: insbesondere Pseudonyme, Künstlernamen, Projektbezeichnungen, Zustellbegriffe sowie weitere Angaben, soweit diese für die Vertragsdurchführung erforderlich sind
• Post- und Sendungsdaten: insbesondere Absender- und Empfängerdaten, Sendungsinformationen, Inhalte eingehender Post und digitalisierte Postsendungen
• Nachsendungsdaten: insbesondere Versandadressen und für die Nachsendung erforderliche Angaben
• Kommunikationsdaten: insbesondere Supportkommunikation und Inhalte von Kontaktformularanfragen
• Technische Nutzungs- und Protokolldaten: insbesondere Server-Logs, IP-Adressen, Browserdaten und Sicherheitslogs
• Cookie- und Consent-Daten: Informationen über Cookie-Einstellungen und Einwilligungen

3. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben, teilweise vertraglich erforderlich und teilweise für den Vertragsschluss notwendig.

3.1 Gesetzlich vorgeschriebene Daten

Die Bereitstellung deiner Legitimationsdaten, insbesondere Ausweisdokumente, Register- oder Gewerbenachweise, ist gemäß Geldwäschegesetz (GwG) gesetzlich vorgeschrieben. Ohne diese Daten können wir deine Identität nicht überprüfen und den Impressum-Service nicht freischalten.

3.2 Vertraglich erforderliche Daten

Die Bereitstellung folgender Daten ist für den Abschluss des Dienstleistungsvertrags und die Erbringung des Impressum-Service erforderlich:

• Stammdaten und Kontaktdaten: für den Vertragsschluss, die Einrichtung des Kundenkontos und die Kommunikation
• Zahlungsdaten: für die Abwicklung der Zahlungen
• Zugangsdaten: für die Nutzung des geschützten Kundenkontos

3.3 Folgen der Nichtbereitstellung

Ohne Bereitstellung der erforderlichen Daten können wir den Dienstleistungsvertrag nicht abschließen und den Impressum-Service nicht erbringen. Die ladungsfähige Anschrift kann nicht freigegeben werden.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

4.1 Vertragserfüllung und Impressum-Service

Wir verarbeiten deine Daten zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen, insbesondere des Impressum-Service mit ladungsfähiger c/o-Anschrift. Dies umfasst:

• Einrichtung und Verwaltung deines Kundenkontos
• Bereitstellung der ladungsfähigen Anschrift
• Entgegennahme, Öffnen und Scannen eingehender Briefsendungen
• Bereitstellung der Postscans als PDF-Datei in deinem geschützten Kundenkonto
• Abonnementverwaltung und Belegerstellung
• Bereitstellung von Vertragsunterlagen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung eines Vertrags)

4.2 Legitimation und Identitätsprüfung

Vor Freischaltung der Anschrift verarbeiten wir deine Legitimationsunterlagen zur:

• eindeutigen Identifikation deiner Person bzw. der verantwortlichen Person
• Vertragserfüllung und Freischaltung der ladungsfähigen Anschrift
• Missbrauchsprävention
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere GwG
• Nachweisbarkeit gegenüber berechtigten Behördenanfragen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, insbesondere nach dem Geldwäschegesetz) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsprävention)

4.3 Zahlungsabwicklung

Zur Abwicklung von Zahlungen verarbeiten wir deine Zahlungsdaten in Zusammenarbeit mit unseren Zahlungsdienstleistern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung eines Vertrags)

4.4 Kontaktformular und Kommunikation

Wenn du unser Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit dir) sowie im Fall von Angebotsanfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)

4.5 Website-Sicherheit und Spam-Schutz

Zum Schutz unserer Website vor missbräuchlicher Nutzung und Spam setzen wir Sicherheitsmaßnahmen ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Website und dem Schutz vor Spam)

4.6 Buchhaltung und Belegverwaltung

Wir verarbeiten deine Daten für buchhalterische Zwecke und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen)

4.7 Nachweisinteressen und Rechtsverfolgung

Wir verarbeiten deine Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und zur Wahrung berechtigter Interessen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Rechtsverfolgung und dem Nachweis ordnungsgemäßer Vertragsabwicklung)

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

5.1 Interne Zugriffe

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

5.2 Technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter

Wir setzen zur Erbringung unserer Leistungen technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter ein. Hierzu gehören insbesondere:

Hetzner Online GmbH

Hetzner wird für Hosting, E-Mail-Infrastruktur und technische Infrastruktur eingesetzt. Dabei werden insbesondere technische Daten und Protokolldaten verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union.

Dropbox International Unlimited Company

Dropbox Business wird für Cloudspeicher und Datensicherung eingesetzt. Dabei können gesicherte personenbezogene Daten verarbeitet werden. Soweit Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der hierfür vorgesehenen Garantien nach der DSGVO.

Stripe, Inc.

Stripe wird für Kreditkartenzahlungen und Kreditkartenabonnements eingesetzt. Kreditkartendaten werden unmittelbar durch Stripe verarbeitet und nicht vollständig bei uns gespeichert. Wir erhalten zahlungsbezogene Informationen, soweit diese für die Vertrags- und Zahlungsabwicklung erforderlich sind.

Dabei kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA kommen. Für entsprechende Drittlandübermittlungen werden die vorgesehenen Garantien nach der DSGVO eingesetzt.

PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.

PayPal wird für PayPal-Zahlungen und PayPal-Abonnements eingesetzt. Das PayPal-Abonnement wird im PayPal-Konto des Kunden verwaltet. Wir erhalten keine vollständigen Bank- oder Kreditkartendaten aus dem PayPal-Konto, sondern die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Informationen.

Dabei kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Für entsprechende Drittlandübermittlungen gelten die hierfür vorgesehenen Garantien nach der DSGVO.

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Haufe-Lexware wird für die buchhalterische Belegverwaltung und den Zahlungsabgleich eingesetzt. Dabei werden insbesondere Rechnungs- und Zahlungsdaten verarbeitet.

Borlabs Cookie

Borlabs Cookie wird für das Cookie-Consent-Management eingesetzt. Dabei werden insbesondere Cookie- und Consent-Einstellungen verarbeitet.

Google Ireland Limited

Google reCAPTCHA wird zum Schutz unserer Kontaktformulare vor Spam und missbräuchlicher Nutzung eingesetzt. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browserdaten und Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Dabei kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA kommen. Für entsprechende Drittlandübermittlungen werden die vorgesehenen Garantien nach der DSGVO eingesetzt.

5.3 Post- und Paketdienstleister

Wenn du eine Nachsendung von Originalsendungen beauftragst, übermitteln wir die erforderlichen Versand- und Empfängerdaten an den von uns ausgewählten Post- oder Paketdienstleister, soweit dies für die Durchführung der Nachsendung erforderlich ist.

5.4 Behördliche und rechtliche Anfragen

Personenbezogene Daten können an Behörden, Gerichte oder andere öffentliche Stellen übermittelt werden, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet oder anderweitig rechtlich berechtigt sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfüllung gesetzlicher Mitwirkungspflichten)

5.5 Auftragsverarbeitung für Kunden

Bei geschäftlichen Kunden, deren eingehende Post personenbezogene Daten Dritter enthält, stellen wir auf Wunsch einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) zur Verfügung. In diesen Fällen ist die COCENTER GmbH als Auftragsverarbeiter für die Verarbeitung der Postinhalte Dritter im Rahmen der Weisungen des Kunden tätig.

Für alle anderen Verarbeitungen, insbesondere eigene Vertrags-, Kunden-, Zahlungs-, Legitimations- und Nutzungsdaten, bleibt die COCENTER GmbH Verantwortliche.

6. Cookies und Cookie-Consent

6.1 Art und Zweck der Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden, wenn du unsere Website besuchst.

6.2 Technisch erforderliche Cookies

Wir setzen technisch erforderliche Cookies ein, die für den Betrieb der Website und die Bereitstellung der von dir gewünschten Funktionen notwendig sind. Diese Cookies benötigen keine Einwilligung. Dazu gehören insbesondere:

• Login- und Session-Cookies für die Nutzung des Kundenkontos
• technisch erforderliche Cookies für die Bestellabwicklung
• Sicherheits-Cookies
• Cookies des Consent-Management-Tools

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch erforderliche Cookies, um den ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen)

6.3 Google reCAPTCHA

Auf unseren Kontaktformularen setzen wir Google reCAPTCHA zum Schutz vor Spam und missbräuchlicher Nutzung ein. Hierbei verarbeitet Google technische und nutzungsbezogene Daten, um zu überprüfen, ob die Eingabe durch einen Menschen erfolgt. reCAPTCHA wird ausschließlich auf Kontaktformularen eingesetzt, nicht beim Login und nicht im Bestellprozess.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Spam und missbräuchlicher Nutzung)

Du kannst die Verwendung von reCAPTCHA verhindern, indem du das Kontaktformular nicht nutzt oder JavaScript in deinem Browser deaktivierst.

6.4 Cookie-Banner und Einwilligung

Wir nutzen Borlabs Cookie als Cookie-Consent-Management-Tool. Da wir ausschließlich technisch erforderliche Cookies einsetzen, die keiner Einwilligung bedürfen, dient der Cookie-Banner lediglich der Information und Transparenz. Eine aktive Einwilligung ist für den Betrieb unserer Website nicht erforderlich.

7. Postbearbeitung und Postscans

7.1 Ablauf der Postbearbeitung

Eingehende Briefpost wird wie folgt bearbeitet:

• Annahme der Sendung an der ladungsfähigen Anschrift
• Öffnen der Sendung
• Digitalisierung durch Scannen
• Bereitstellung als PDF-Datei in deinem geschützten Kundenkonto
• E-Mail-Benachrichtigung über neue Post

Scans werden nicht als E-Mail-Anhang versendet, sondern ausschließlich im geschützten Kundenkonto bereitgestellt.

7.2 Personenbezogene Daten Dritter in eingehender Post

Bei der Postbearbeitung können auch personenbezogene Daten von Absendern und sonstigen in den Sendungen genannten Personen verarbeitet werden.

Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Vertragserfüllung und auf Basis deiner Weisungen als Kunde.

7.3 Speicherung von Postscans

PDF-Scans bleiben im Kundenkonto verfügbar, bis das Kundenkonto storniert bzw. geschlossen wird oder du eine Löschung anfragst, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

7.4 Speicherung von Originalsendungen

Originalsendungen werden sechs Monate vorgehalten und anschließend datenschutzkonform vernichtet.

7.5 Nachsendung von Originalsendungen

Du kannst bei Bedarf die Nachsendung von Originalsendungen beauftragen. Für den Versand werden die erforderlichen Versand- und Empfängerdaten verarbeitet und an Post-/Paketdienstleister übermittelt, soweit dies für die Nachsendung erforderlich ist.

8. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen:

8.1 Vertrags- und Abrechnungsdaten

Vertrags- und Abrechnungsdaten werden entsprechend der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Diese betragen in der Regel 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

8.2 Legitimationsdaten und Ausweisdokumente

Legitimationsunterlagen werden nach den gesetzlichen Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GwG) fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet.

Rechtsgrundlage: § 8 Abs. 4 GwG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

8.3 Kontaktformularanfragen

Daten aus Kontaktformularanfragen werden nur solange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist. Bei vertragsbezogenen Anfragen erfolgt die Speicherung entsprechend der längeren Aufbewahrungsfristen für Vertragsdaten.

8.4 Postscans

PDF-Scans bleiben im geschützten Kundenkonto verfügbar, bis das Kundenkonto storniert bzw. geschlossen wird oder du eine Löschung anfragst, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

8.5 Originalsendungen

Originalsendungen werden sechs Monate vorgehalten und anschließend datenschutzkonform vernichtet.

8.6 Server-Logs und technische Protokolldaten

Server-Logs und technische Protokolldaten werden nach einer angemessenen Speicherdauer gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

9. Deine Betroffenenrechte

Du hast folgende Rechte bezüglich deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten:

9.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Du kannst jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über dich verarbeiten.

9.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Du hast das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

9.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, z. B. Aufbewahrungspflichten nach dem Geldwäschegesetz oder handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, du aber deren Löschung ablehnst, oder wir die Daten nicht mehr benötigen, du sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Du hast das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

9.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht, Widerspruch einzulegen.

9.7 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern du eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt hast, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Du hast das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde deines Wohnsitzes oder Arbeitsplatzes bzw. unseres Sitzes.

Zur Ausübung dieser Rechte kannst du uns unter datenschutz@anschrift.net kontaktieren.

10. SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit deiner Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren, z. B. SSL/TLS, über HTTPS.

11. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

12. Fragen zum Datenschutz

Wenn du Fragen zum Datenschutz hast, schreib uns bitte eine E-Mail an datenschutz@anschrift.net.